Nəhayət, yaxşı qazanılmış tətilə çıxmaq üzrəsiniz, lakin görüləcək işlər siyahınızda bir tapşırıq daha var: ofisdənkənar cavab mesajı yazmaq. Bir çoxları nə qədər məlumat daxil etmək və nə qədər əlçatan olmaq barədə mübahisə etməklə, həmçinin mesajınıza bir az şəxsiyyət qatmaq, hətta zarafat etmək riskini götürməklə çox yaxşı tanışdır. Mütəxəssislər deyirlər ki, ofisdənkənar mesaj (OOO) yazarkən aydın qaydalar var – və səhv etmək düşündüyünüzdən daha ciddi nəticələrə səbəb ola bilər. Budur, mükəmməl ofisdənkənar cavabı yazmaq üçün onların qaydaları. Etiket məsləhətçiliyi olan Debretts bildirir ki, yaxşı avtomatik cavab nəzakətli və qısa olmalı, dəqiq qayıdış tarixini göstərməli və lazım gələrsə, başqa bir əlaqə nöqtəsi təqdim etməlidir. Lakin həddindən artıq məlumat paylaşmaqdan, məsələn, tətil planlarınızın təfərrüatlarını daxil etməkdən və ya ikinci evlər və ya bahalı hobbilər kimi şeylərlə öyünməkdən çəkinməlisiniz. Niyə istirahət etdiyiniz barədə “fəzilət siqnalı” vermək də qadağandır. Direktor Rupert Wesson deyir ki, bu, “özündən razı” və ya “həddindən artıq cəhd edirmiş kimi” görünə bilər. “Bəzi insanlar sizin 'ailənizlə keyfiyyətli vaxt keçirməyinizə' sevinəcəklər, lakin nəzərə alsaq ki, onlar sizə e-poçt göndərən və gərgin işləyən insanlardır, onların burnunu ovuşdurmaq riskini daşıya bilərsiniz.” Bununla belə, sadəcə “Mən ofisdənkənarım” deyən, qayıdış tarixi və ya alternativ e-poçt ünvanları barədə heç bir təfərrüat verməyən bir mesaj cavab verdiyindən daha çox sual yarada bilər. Linkedin -də karyera mütəxəssisi Charlotte Davies deyir: “İnsanlar nə vaxt cavab gözləyəcəklərini və başqa kimin kömək edə biləcəyini bilmirlər və bu qeyri-müəyyənlik 'hər ehtimala qarşı' təqiblərə səbəb olur.” O, yaxşı bir OOO-nun iki şeyi etdiyinə inanır: tarixlərinizi paylaşır və insanları ehtiyat əlaqəyə yönəldir. O, həmçinin getməzdən əvvəl sizi əvəz edən şəxsi hər hansı vacib məsələ barədə məlumatlandırmağın dəyərli olduğunu düşünür: “Bu, sizə e-poçt göndərən hər kəsə kömək edir və tətilinizi də qoruyur.” Komanda mədəniyyətiniz qeyri-rəsmi olsa, OOO-larda şəxsi toxunuş işə yarasa da, yumorun e-poçt vasitəsilə həmişə yaxşı qarşılanmadığına diqqət yetirin. Wilford Smith hüquq firmasının satış və marketinq rəhbəri Paul Fitzsimmons hesab edir ki, həddindən artıq yüngül və ya sarkastik mesajlar, hətta gülməli olsalar belə, sizi çətin vəziyyətə sala bilər. O, nümunə olaraq bunları göstərir: “Mən hazırda ofisdənkənarım, bu şirkətin mövcud olmadığını iddia edirəm...” “Təcili isə, maraqlanan birinə zəng edin...” “Mən uzaqda olarkən alınan e-poçtlar oxunmadan silinəcək.” 41 yaşlı baş satış meneceri Adam Murfet deyir ki, keçmiş həmkarı OOO-dakı zarafat müştərini qəzəbləndirdikdən sonra bir müqaviləni itirib. Lakin o, hesab edir ki, ünsiyyətin getdikcə süni intellekt tərəfindən idarə olunduğu bir vaxtda yumor bəzi insanlara fərqlənməyə kömək edə bilər. O, ümumi qayda olaraq deyir: “Həmişə soruşun, eyni şeyi bir e-poçta qoyardınızmı?” “Göndərdiyiniz hər şey oxunacaq və insanlar sizi buna görə mühakimə edəcəklər.” Şərhçilər tez-tez göndərənin uzaqda olarkən “e-poçta məhdud girişinin” olacağını deməsindən şikayətlənirlər. Risk ondadır ki, bu, insanları sizi işdəymiş kimi əlaqə saxlamağa dəvət edir. Wesson deyir ki, əgər tətildə həqiqətən e-poçtları yoxlamaq lazımdırsa, o zaman “Mən vaxtaşırı e-poçtları yoxlayacağam” demək daha yaxşıdır, çünki bu, gözləntiləri idarə edir. Davies əlavə edir ki, əgər düzgün bir fasilə istəyirsinizsə, “bunu aydın şəkildə deyin – 'bu müddət ərzində e-poçtları yoxlamayacağam' kimi bir şey.” “Unutmayın, Böyük Britaniyada müqavilənizdə başqa cür göstərilmədiyi təqdirdə, fasiləsiz illik məzuniyyətə qanuni haqqınız var.” 1. Nəzakətli olun: Sadəcə “Mən illik məzuniyyətdəyəm” deməyin. Mesajınıza “E-poçtunuz üçün təşəkkür edirəm” kimi bir salamla başlayın. 2. Lazım gələrsə, dəqiq qayıdış tarixi və ehtiyat əlaqə məlumatı verin. Bütün əlaqə məlumatlarının düzgün olduğundan əmin olun. 4. Əlçatanlığınız barədə aydın olun: Gözləntiləri idarə edin və əlaqə saxlanılmasını istəmirsinizsə, bunu deyin. 5. Qayıtdıqdan sonra dərhal cavab vəd etməyin: Yığılmış işlər tamamilə normaldır, buna görə də “bir neçə gün ərzində” daha yaxşı bir vəddir. 6. Outlook istifadə edirsinizsə, həm daxili, həm də xarici əlaqələri qeyd edin. Bu, asanlıqla unudula bilər. 7. Qayıtdıqdan sonra ofisdənkənar mesajınızı söndürün: Köhnəlmiş OOO nizamsız görünə bilər. Mənbələr: Debretts , Linkedin .